Privatlivspolitik

Når du benytter vores website, indsamler og behandler vi en række informationer om dig. Dels samler vi informationer til statistik og optimering af hjemmesiden. Derudover kan vi indsamle informationer i en formular, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev og arrangementer, deltager i undersøgelser eller lignende.

Når du benytter hjemmesiden, indsamler og behandler vi typisk følgende typer af oplysninger: Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på.

Når du udfylder en formular på hjemmesiden, behandler vi desuden de oplysninger, du selv indtaster, som: Navn, telefonnummer, e-mail, adresse og anden information, der er nødvendig for den ønskede aktivitet eller for at kunne optimere vores services og indhold. Det vil typisk være i forbindelse med tilmelding til nyhedsbrev og arrangementer eller bestilling af materialer.

Sikkerhed
Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Periode for opbevaring
Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring.

Videregivelse af oplysninger
Data om din brug af websitet, hvilke dele du evt. klikker på, geografisk placering, browser m.v. videregives til tredjeparter i det omfang, disse oplysninger er kendt. Du kan se hvilke tredjeparter, der er tale om, på siden om cookies [link]. Oplysningerne anvendes til målretning af annoncering, statistik samt afvikling af websitet.

Når du tilmelder dig SUMHs nyhedsbrev accepterer du, at vi udsender nyhedsbreve ca. 6-8 gange årligt til den oplyste e-mailadresse. Udgangspunktet for vores nyhedsbrev er at fortælle, hvad SUMH aktuelt arbejder med samt at opfordre til at deltage i vores aktiviteter og gøre brug af vores materialer.

Ved tilmeldingen giver du samtidig dit samtykke til, at SUMH registrerer de oplysninger, som angives ved tilmeldingen. Oplysningerne bruges udelukkende til at sende dig dit nyhedsbrev og opbevares sikkert i Mailchimp.

Du kan til enhver tid afmelde nyhedsbrevsabonnementet. Afmelding kan altid ske via afmeldingslinket nederst i nyhedsbrevene.

SUMH behandler de personlige oplysninger du opgiver i forbindelse med dit frivillige engagement eller brug af SUMHs ydelser. Det er f.eks. oplysninger som fx navn, adresse, alder, by, telefonnummer.

I nogle tilfælde har vi behov for at behandle oplysninger om helbred eller funktionsnedsættelse. Det kan fx være for at kunne tage relevante hensyn i forbindelse med indkvartering, kurser eller aktiviteter, eller hvis en konkret frivilligopgave skal løses af personer med en bestemt funktionsnedsættelse. Vi behandler kun sådanne oplysninger, når det er nødvendigt, og når vi har et særskilt retsgrundlag hertil.

Hvad bruger vi personoplysninger til?
Når du er frivillig eller gør brug af SUMHs ydelser, kan vi blandt andet have brug for at behandle dine personlige oplysninger til disse formål:

• Deltagelse i aktiviteter, kurser, netværk el.lign.
• Hvis du skal have refusion af udgifter til fx kørsel.
• For at kunne tage hensyn til helbredsmæssige forudsætninger i forbindelse med dit frivillige engagement eller brug af SUMHs ydelser.
• Vi kan have brug for at henvende os om frivilligopgaver, der knytter sig til særlige kvalifikationer eller funktionsnedsættelse.
• For nogle frivilligopgaver eller aktiviteter har vi desuden brug for at kunne dokumentere vores brug af midler.

De personoplysninger, vi indsamler om dig, bruges først og fremmest til almindelig administration i forbindelse med dit frivillige engagement eller brug af SUMHs ydelser.

Sikker opbevaring af dine personoplysninger som frivillig
Ifølge gældende regler skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer personlige oplysninger i vores IT-system med begrænset adgang, som kun betjenes af relevante personer.

Personoplysningerne kan også ved behov opbevares fysisk, og her vil kun SUMHs relevante medarbejdere og frivillige have adgang til oplysningerne.

Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at sikre, at behandlingen af dine personoplysninger håndteres forsvarligt og under hensyntagen til dine rettigheder.

Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
Opbevaring af personoplysninger afhænger af, hvor længe dit frivillige engagement hos SUMH består eller din brug af SUMHs ydelser.

Ved ophør af dit frivillige engagement eller efter din brug af SUMHs ydelser tager vi stilling til, om dine oplysninger skal slettes. Som udgangspunkt vil dine personoplysninger blive slettet uden unødigt ophold.

Oplysninger, som SUMH er retligt forpligtet til at opbevare, fx visse regnskabsbilag, opbevares i den periode lovgivningen kræver, og vil blive slettet senest 5 år (jf. bogføringsloven) efter dit frivillige engagement eller din brug af SUMHs ydelser er ophørt.

Efter opbevaringsperioden på 5 år vil du blive slettet fra SUMHs databaser og arkiver, medmindre lovgivningen undtagelsesvis giver grundlag for en længere opbevaring.

Deling med tredjepart
Personoplysningerne kan blive videregivet til tredjepart, hvis det er nødvendigt i forbindelse med frivilligopgaver eller fx indkvartering i forbindelse med aktiviteter. De kan også blive videregivet, hvis det lovgivningsmæssigt er påkrævet.

Det kan også være i forbindelse med frivilligopgaver eller konsulentopgaver, hvor der efterspørges særlige kvalifikationer, der er knyttet til typen af handicap.

Anden videregivelse tillades kun, hvis gældende lovgivning undtagelsesvis tillader videregivelse af generelle personoplysninger. Derudover kan vi behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er nødvendig for, at SUMH eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, der udspringer af anden lovgivning eller tilskudskrav, medmindre hensynet til dig går forud herfor.

Det juridiske grundlag
Behandlingen af personoplysninger om frivillige sker som udgangspunkt på baggrund af SUMHs legitime interesse i at administrere vores frivilligindsats, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvis vi har behov for at behandle følsomme personoplysninger om dig, fx oplysninger om helbred eller funktionsnedsættelse, gør vi det kun, når vi har et særskilt retsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens artikel 9.

Nyhedsbrev til frivillige
Når du bliver frivillig i SUMH via et informationsmøde e.l., tilmelder du dig også med mundtligt tilsagn SUMHs nyhedsbreve og mails til frivillige. Oplysninger om dig bruges i den forbindelse til at kunne dele nyheder om SUMH med dig eller frivilligopgaver eller aktiviteter. Det foregår fx ved at du modtager nyhedsmails. Ønsker du ikke at modtage disse nyheder, kan du altid fravælge dette via linket i nyhedsbrevet.

Hvis du kommer med i SUMHs bestyrelse indhenter vi dine relevante kontaktoplysninger til SUMHs hjemmeside, og du blive kontaktet direkte om det. Du vil også skulle have taget et billede til brug på hjemmesiden i din periode i bestyrelsen. Samme persondata-forhold som for øvrige frivillige gælder i øvrigt.

Mailkonto for bestyrelsesmedlemmer
Frivillige bestyrelsesmedlemmer i SUMH har adgang til en mailkonto. Efter endt periode i bestyrelsen, har frivillige bestyrelsesmedlemmer ikke længere adgang til den. Mails bliver ikke videresendt efterfølgende.

Mails på forhenværende frivillige bestyrelsesmedlemmer bliver, hvis det vurderes nødvendigt, gennemgået og videresendes til relevante medarbejdere eller frivillige i SUMH. Mails og mailkonto hos forhenværende bestyrelsesmedlemmer slettes senest 6 måneder efter endt periode.

Som frivilligt bestyrelsesmedlem har du mulighed for at oprette en mappe på din mailkonto til personligt indhold. Navngiv mappen ”Personligt”. Den personlige mappe bliver ikke gennemgået og slettes hurtigst muligt.

Forhenværende bestyrelsesmedlemmer skal returnere alt udstyr udlånt af SUMH, hvorefter al data på enhederne slettes.

I forbindelse med SUMHs aktiviteter kan vi tage billeder til brug på SUMHs forskellige kommunikationskanaler som hjemmeside, nyhedsbreve eller sociale medier. Hvis vi gør det, bliver du gjort opmærksom på det, og vi vil indhente samtykke enten mundtligt eller skriftligt til at bruge billederne på de ønskede kanaler.

Som udgangspunkt indhenter vi skriftligt samtykke til alle billeder og videomateriale med længere levetid, mens vi i nogle tilfælde som korte SoMe-historier i forbindelse med et arrangement kan indhente tilladelsen mundtligt.

Deltager du i fx videooptagelser eller får taget billeder til hjemmesiden, vil vi indhente skriftligt samtykke fra dig.

Du kan altid trække dit samtykke til brug af visuelle materialer tilbage.

Hvis du vil trække dit samtykke tilbage og have billeder fjernet igen, skal du skrive til sumh@sumh.dk og vi besvarer din henvendelse og slette materialet hurtigst muligt. Vær opmærksom på, at trykte materialer ikke altid kan fjernes igen og at materiale offentliggjort på sociale medier kan være kopieret til andre platforme, som SUMH ikke råder over.

En evt. tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den brug, der er sket, før samtykket blev trukket tilbage.

Når du søger en stilling hos SUMH, behandler vi de personoplysninger, du sender til os i forbindelse med din ansøgning. Det vil typisk være dit navn og dine kontaktoplysninger samt oplysninger om uddannelse, erhvervserfaring og andre oplysninger i dit CV, din ansøgning og eventuelle bilag.

Vi bruger oplysningerne til at vurdere din ansøgning og dine kvalifikationer i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Hvis du bliver indkaldt til samtale, kan vi desuden behandle oplysninger, som kommer frem under samtalen, og eventuelle referencer, hvis vi efter aftale med dig indhenter sådanne.

Vi behandler som udgangspunkt kun de oplysninger, der er nødvendige for rekrutteringsprocessen. Vi beder dig derfor om ikke at sende følsomme personoplysninger, medmindre de er relevante og nødvendige i forbindelse med den konkrete stilling eller rekrutteringsproces.

Oplysninger om ansøgere, der ikke bliver ansat, slettes 6 måneder efter afsluttet rekrutteringsproces. Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning med henblik på eventuelle fremtidige stillinger, vil vi bede om dit samtykke til dette.

Hvis du bliver ansat, vil relevante oplysninger fra rekrutteringsprocessen kunne blive overført til din personalesag og behandlet som led i dit ansættelsesforhold

Det juridiske grundlag
Vi behandler dine personoplysninger som led i rekrutteringsprocessen på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f, herunder for at kunne gennemføre rekrutteringsprocessen og varetage SUMHs legitime interesse i at finde den rette kandidat til stillingen.

Når du er kontaktperson for en af SUMHs medlemsorganisationer, behandler vi oplysninger om dig, fx navn, kontaktoplysninger, din rolle og hvilken organisation du repræsenterer. Vi bruger oplysningerne til at administrere medlemskabet og kommunikere med medlemsorganisationen, fx om repræsentantskabsmøder, kurser og andre relevante aktiviteter i SUMH.

Vi opbevarer oplysningerne, så længe du er kontaktperson, eller så længe det er nødvendigt i forbindelse med medlemsorganisationens medlemskab af SUMH.